DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ

Ad Soyad : Mustafa AYAN
Telefon : 444 1891/1615
Görevi : DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ
E-Posta :

Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliği

T.C.

MANİSA İLİ

SOMA  BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK  HİZMETLERİ  MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA USÜL VE ESASLARINA DAİR

YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kuruluş, Dayanak, Kapsam, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı

Amaç
Madde 1 - Bu yönetmenliğin amacı, Soma Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kuruluş
Madde 2- Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48’inci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümleri çerçevesinde Soma  Belediye Meclisinin 02/06/2014 tarih ve 2014/105 sayılı kararı ile kurulmuştur.

Dayanak
Madde 3- Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,  4857 sayılı İş Kanunu  ve  ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır

Kapsam
Madde 4- Bu yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün “Dayanak başlıklı 3. Maddesinde belirtilen mevzuat hükümleri dahilinde ve bu yönetmeliğin 10. Maddesinde sayılan görevlerin yürütülmesinde dair çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Tanımlar
Madde 5 -  Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a)Başkan  : Soma Belediye Başkanını,
b)Başkan Yardımcısı  : Konuyla ilgili olarak görevlendirilen Soma Belediye Başkan        
   Yardımcısını,
c)Belediye  : Soma Belediyesini,
ç) Birim  : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü
d)Müdür  : Destek Hizmetleri Müdürünü,
e)Müdürlük  : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
f)Personel  : Müdür ve şef tanımının dışındaki müdürlük çalışanlarını,
g)Şef   : Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan şefleri, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Bağlılık, Kuruluş ve Teşkilat

Bağlılık
Madde 6- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya Belediye Başkanının görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar
Teşkilat
Madde 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şef, memur, işçi ve yardımcı personelden oluşur.
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) İdari İşler Birimi
c) İhale Birimi
(3) Müdürlüğe bağlı olarak birim oluşturma ve görevlerini belirlemek müdür teklifi ve Makam oluru ile gerçekleştirilir.


ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 8-

(1) Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri :
a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup müdürlüğü Başkanlık Makamı huzurunda temsil eder.
b) Müdürlük yönetimini yasalar çerçevesinde yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
c) Alt Birim personeli arasında görev bölümü yapar, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır.
d) Müdürlükten yapılan yazışmaları denetler ve imzalar
e) Gelen evrakları inceler, ilgili personele havale eder
f) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur. Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren iş ve işlemlerin verimli, zamanında, doğru ve yasalara uygun olarak yürütülmesini sağlar.
g) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
h) Heyet ve Komisyonları kurup görevlendirir.
i) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
j)    Müdürlük personelinin her türlü özlük ve sosyal haklarını izler; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurar.
k) Müdürlük birimlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları izler, denetler.
l)  Çalışma verimini arttırma amacıyla, mevzuat, doküman, yazılım ve ilgili yayınları satın alır, abone olur, bunlardan personelin yararlanmasını sağlar,
m)  Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir
n)  Müdürlüğün bütçe planlamasını yapar, müdürlük harcamalarının bütçeye uygun ve yasalar çerçevesinde yapılmasını sağlar
o) Müdürlüğün stratejik planı ve performans programını belirler, iş ve işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlar.
p) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunu hazırlar.
s) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.


(2) Destek Hizmetleri Müdürünün Yetkileri :
a) Müdürlüğün faaliyetlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi,
c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
d) Disiplinsiz davranışları tespit edilen personeli en üst disiplin amirine sevk etme yetkisi,
e) Müdürlük personeli ve iş işlemleri denetleme ve aksaklıkları giderme yetkisi,
f) Müdürlük emrinde görev yapan personele ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi,
g) Müdürlük emrinde görev yapan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
h) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan bir personeli müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve Makamın onayına sunma yetkisi,
i) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi,
j) Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde harcama ve ihale yetkilisi yetkisi,
k) Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde yüklenicilerle sözleşme yapma yetkisi,
l) Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde denetim elemanı atama, muayene ve kabul komisyonu oluşturma yetkisi,
m) Faaliyet alanına giren mal ve hizmet alımı işlerinde hak ediş ve tahakkuk belgelerini onaylama yetkisi,
n) Piyasa araştırması için personel görevlendirme yetkisi,
o) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi bulunmaktadır.


(3) Destek Hizmetleri Müdürünün Sorumlulukları :
a) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesinden sorumludur
b) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Şefin görev yetki ve sorumlulukları
Madde 9 - (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Müdürün verdiği yazılı ve sözlü görevleri yerine getirmek
b) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmalarından ve personelin devamından sorumlu olmak,
c) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak,
d) Müdürlüğün denetimindeki taşınır ve taşınmaz demirbaşları kontrol etmek, bakım ve onarımlarını yaptırmak,
e) Müdürlüğün denetimindeki taşınmazların temizliğini yaptırmak ve denetlemek
f) Kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde müdürlük makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Memurların görev yetki ve sorumlulukları
Madde 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri
kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün yetkisi
Madde 11- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikle sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu
Madde 12- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı tarafından ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili kanunlarda belirtilen görevleri gereken özenle zamanında yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürlüğün görevleri
Madde 13-
 (1) İhale  Biriminin Görev ve Yetkileri
a) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu, mal ve hizmet alımı ile yapım işlerinin 4734 sayılı kamu ihale kanununun 22.maddesi kapsamında doğrudan temin yöntemi ile yapılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
b)  5018 sayılı kanunun 60.maddesine istinaden diğer harcama birimlerine ait olan ve üst yönetici onayı ile işlem yetkisi Destek Hizmetleri Müdürlüğüne verilen  mal ve hizmet alımlarına ilişkin ihalelerin birimlerince ihale onay belgesi düzenlendikten sonraki iş ve işlemleri yaparak  ilgili Müdürlüğe göndermek,
c) 5018 sayılı kanunun 35.maddesine göre avans yöntemi ile tedariki gereken mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmek,
d) 4734 Sayılı Kanuna göre yapılacak ihalelerde birimlerin kullanacağı idari şartnameyi hazırlamak ya da temin etmek,
e) İhale sürecinde hazırlanmış ihale işlem dosyalarını ve alınan teklifleri ihale komisyonuna tevdi etmek, onaylanmış ihalelerle ilgili tebligatları yapmak, KİK nezdinde ki işlemleri yürütmek ve harcama yetkilisine sözleşme hazırlanmasını sağlamak,
f) Birimlerce ayrıca ihale edilmeyecek ve muhtelif hizmet alım ihtiyacını karşılamaya yönelik hizmet alım ihalesi yapmak,
g) İhale mevzuatını takip edip değişikliklerin uygulanmasını denetlemek,
h) Müdürlüklerce hazırlanan ihale dokümanlarını (şartname dosyaları) incelemek, mevzuata uyumlu hale getirilmesini denetlemek ve sağlamak,
i) Müdürlüklerden ilan edilmek üzere gönderilen ihale dokümanları dosyasına göre ilan metnini hazırlamak, ilan için Kamu İhale Kurumu'ndan onay almak,
j) İlgili birimce ilan bedelinin yatırılmasını ve ilan metninin mevzuatta ön görülen süre ile yayınlanmasını takip etmek,
k) Gerektiğinde düzeltme ilanı yapmak,
l) İhale mevzuatına uygun olarak ilanın yayınlanmasından sonra en geç 3 gün içinde ihale komisyonu üyelerine incelemeleri için ihale dokümanlarının suretlerini vermek,e-mail adreslerine göndermek,
m) İhale komisyonu üyelerine görevlendirme onayı ve ihale tarihini tebliğ etmek,
n)  İhale dokümanlarına itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen süre de raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
o) İhale dokümanlarına itiraz halinde gerektiğinde zeyilname düzenlemek,
p) İhaleye girmek isteyenlere ihale dokümanlarını satmak,
q) Pazarlık usulü ihalelerde teklif alınacak isteklilere davet mektubu ve ihale dokümanlarını göndermek,
r) Verilen teklifleri tutanakla teslim almak,
s) Teklif zarfı içine suret belge koymak isteyen isteklilerin asıl belgelerini kontrol ederek suret belge üzerine aslı görülmüştür kaşesi basıp onaylamak,
t) İhale saatine kadar verilen tüm teklifleri tutanakla ihale komisyonuna teslim etmek,
u)  İhale sırasında Komisyonca açılan teklif zarflarında bulunan belgeleri ve teklif edilen bedelleri tutanağa işlemek,
v) İhaleden sonra teklif zarfına konulmuş asıl belgeleri isteyen isteklilere belgelerin suretlerini alarak asılları iade etmek,
w) İhalede değerlendirme dışı kalan ve ilk iki sırada bulunmayan isteklilerin geçici teminatlarını iade etmek,
x) İhale teklif zarfı içinde isteklilerce sunulan yeterlik belgelerinin incelenmesinde İhale komisyonuna yardımcı olmak,
y) İsteklilerden sundukları belgeler veya teklifleri ile ilgili açıklama istenmesi gerekmesi halinde, yazışmaları yapmak ve süreyi takip etmek,
z) Kesinleşen ihale kararını ve değerlendirme dışı kalan isteklilerin değerlendirme dışı kalış gerekçelerini mevzuatta ön görülen 3 gün içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere tebliğ etmek,
aa) Kesinleşen ihale kararına karşı itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen sürede raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
bb) İtiraza karşı verilen cevabın isteklilerce uygun bulunmayıp Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikayette bulunulması halinde, İhale dokümanlarının ve teklif zarflarının suretlerinin çıkarılarak verilen süre içinde Kamu İhale Kurumuna iletmek,
cc) İhalenin iptalinin gerekmesi halinde iptal ilanı hazırlayıp, ilan ettirmek,
dd) Kesinleşen ihale kararına itiraz olmaması halinde itiraz süresinin bitiminden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet yazısını tebliğ etmek,
ee) Sözleşmenin imzalanmasından sonra sözleşme dosyasını Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne ve İlgili Müdürlüğü göndermek,
ff) Sözleşmenin imzalanmasından sonra ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatını iade etmek,
gg) Gerektiği hallerde ihale sonuç ilanı hazırlayıp yayınlatmak,
hh) İhale sonuç formu düzenleyip Kamu İhale Kurumu'na göndermek,



BEŞİNCİ BÖLÜM
Görevlerin icrası, işbirliği ve Koordinasyon

 

Görevlerin icrası
Madde 14 -  Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki görevlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Müdürlüğe gelen evrak bilgisayarda evrak kayıt sistemine kaydedilerek Müdürün havalesi ile ilgili personele gereği için verilir.
b) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
c) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon
Madde 15-(1) Müdürlük içinde ve diğer müdürlükler arasında koordinasyon aşağıdaki şekilde sağlanır.
a) Müdürlük ile diğer müdürlükler arasında ve müdürlük içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
b) Müdürlüğe gelen tüm yazılar kayıt memuru tarafından kayda alındıktan sonra müdüre verilir.
c) Müdür gelen evrakları gereği yapılmak üzere ilgili birimlere veya personele havale eder gerektiğinde not düşer gerektiğinde evrak ile ilgili olarak personel ile görüşür .
d) Servislerdeki görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
(2)) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, birim yetkilisi, şef ve müdürün parafı ile belediye başkanı ve/veya ilgili başkan yardımcısı imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM Arşivleme ve Dosyalama
Arşivleme ve dosyalama
Madde 16 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin

 

Madde 17 -(1) Destek Hizmetleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine haizdir.
(2) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(3) Birim personelinin mesai saatlerine riayet etmesi ve yasal kılık kıyafetlerinden birim müdürü ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı sorumludur.

 


SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

 

İmza yetkilisi
Madde 18-  Destek Hizmetleri Müdürlüğü müdürlük hizmetlerini yürütmek, müdürden sonra gelmek ve müdüre karşı sorumlu olmak üzere müdürün teklifi ve başkanlık makamının onayı ile imza yetkilisi görevlendirebilir.
Yönetmelikte yer almayan hususlar
Madde 19- Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
Madde 20- Bu yönetmelik belediye meclisince onaylanmasını müteakip Belediye web sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer
Yürütme
Madde 21 -  Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.