MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜR V.

Ad Soyad : İlknur TEKİR
Telefon : 444 1891/1141
Görevi : MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜR V.
E-Posta :

Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliği

  T.C.

SOMA BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

  

       Amaç 

       MADDE 1 -  (1) Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2018/8 Sayılı Genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.   

 

       Kapsam  

 

       MADDE  2  -  (1)  Bu  Yönetmelik,  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğündeki  personelin  görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar 

       Dayanak 

 

       MADDE  3  -  (1)  Bu  yönetmelik;  Anayasa’nın  124.  maddesi  ve  5393  sayılı  Belediye Kanunu 15/b maddesine ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. 

 

       Tanımlar

        MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte geçen: 

       a)  Belediye         :Soma Belediyesi’ni, 

       b)  Başkanlık       :Soma Belediye Başkanlığı’nı, 

       c)  Büyükşehir     : Manisa Büyükşehir Belediyesi’ni, 

       d)  Müdürlük      : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü, 

       e)  Müdür           : Muhtarlık İşleri Müdürü’nü, 

       f) Personel         : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

       g)  Yönetmelik   : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,

       h)  MBS              : Muhtar Bilgi Sistemi’ni  ifade eder.  

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı

 

       Teşkilat Yapısı

 

MADDE  5-  (1)  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğü  görevlerini  etkin  ve  verimli  bir  şekilde yürütebilmesi için Muhtarlık İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısı, ayrıntılı olarak yönetmelik ile düzenlenerek, Meclis kararı ve Başkanlık onayı ile yürürlüğe konulur.

MADDE  6-  (1)  Bu  yönetmelik;  Soma  Belediyesi  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğü’nün bünyesinde  görev,  yetki  ve  sorumluluğunda  bulunan  iş  ve  işlemlerin  düzenlenmesi  ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

       Müdürlüğün görevleri 

           MADDE  7  -  (1)  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğü,  İçişleri  Bakanlığının  2015/8  Sayılı  Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.  

               (2)     İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.  

           (3)     MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb)  her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek. 

          (4)     MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak. 

               (5)     Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla  “istişare toplantıları”  düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak. 

               (6)     Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak.

    

       Müdürlük yetkisi 

       MADDE 8 -  (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. 

 

       Müdürlüğün sorumluluğu 

       MADDE 9  -  (1)  Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.  

       Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu 

       MADDE 10  - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. 

         (2)  Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.  

         (3)  “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. 

         (4)  Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir. 

         (5)  Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.  

         (6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar. 

         (7)  Performans Hedefleri,  İş kapasitesi  ve  Faaliyet  alanlarını  dikkate  alarak  günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar. 

         (8)  Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllı Faaliyet Raporu ”nu hazırlar. 

        (9)   Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar. 

         (10)   Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar. 

         (11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. 

         (12)  Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.   

         (13)  Tüm dosya,  evrak ve bilgiler için mevzuatın öngördüğü şekilde “Saklama Planı” oluşturur, süresi gelenlerin imha edilmesini sağlar. 

         (14)   İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar. 

         (15)   Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar. 

         (16)  Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar. 

         (17)  Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar. 

         (18)   İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur. 

         (19) Birim personelinin görev,  yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.             

                                                 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 

                                               İşbirliği ve Koordinasyon 

 

       Müdürlük birimleri arasında işbirliği 

       MADDE  11  -  (1)  Müdürlük  dahilinde  çalışanlar  arasındaki  işbirliği  ve  koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.  

       (2)  Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. 

       (3)  Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. 

       (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya,  yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.  

       (5)  Çalışanın ölümü halinde,  kendisine verilen yazı,  belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.    

       Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon 

       MADDE 12 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür. 

       (2)  Müdürlüğün,    Belediye dışı özel  ve  tüzel  kişiler,  Valilik,  Büyükşehir  Belediyesi, 

Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve  Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya  yetki verdiği Başkan Yardımcısının 

imzası ile yürütülür.  

BEŞİNCİ BÖLÜM

 

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

       Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem 

       MADDE 13  -  (1)  Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili 

personele   havale   edilir.   Personel   evrakın   gereğini   zamanında   ve   noksansız yapmakla yükümlüdür.  

       (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar 

ilgili  kayıt  defterlerine  sayılarına  göre  işlenir,  dış  müdürlük  evrakları  yine  zimmetle  ilgili  Müdürlüğe  teslim  edilir.  Müdürlükler  arası  havale  ve  kayıt  işlemleri  elektronik  ortamda yapılır. 

       Arşivleme ve dosyalama 

       MADDE 14  -  (1) Müdürlük tarafından  yapılan tüm  yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre Standart Dosya Planı’na uygun olarak muhafaza edilir.  

       (2)  Müdürlükte üretilen  ve  müdürlüğe  gelen  tüm  evrak  ve  belgeler  Standart  Dosya  Planı’na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır. 

       (3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”e uygun olarak arşive kaldırılır. 

       (4)  Arşivdeki  evrakların  saklama  süreleri  ve  imha  temrinleri  için  planlama yapılarak süresi gelen evraklar mevzuata uygun olarak imha edilir.  

       (5)  Arşivdeki  evrakların  muhafazasından  ve  istenildiği  zaman  çıkarılmasından  arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. 

ALTINCI BÖLÜM

 

Denetim

       Denetim ve disiplin hükümleri 

       MADDE  15-   (1)  Muhtarlık   İşleri  Müdürü  tüm  personelini  her  zaman  denetleme yetkisine sahiptir. 

       (2) Muhtarlık İşleri Müdürü  1.  Disiplin  Amiri  olarak  disiplin  mevzuatı  doğrultusunda  işlemleri yürütür. 

       (3) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya 

tutulur. 

YEDİNCİ BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

 

       Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller 

 

       MADDE  16  -  (1)  İşbu  yönetmelikte  hüküm  bulunmayan  hallerde  yürürlükteki  ilgili 

mevzuat hükümlerine uyulur. 

        Yürürlük 

        MADDE 17- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer. 

        Yürütme 

        MADDE 18 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.